L'uso dei fogli di calcolo offre agli utenti una grande comodità in svariati campi e settori. La possibilità di poter organizzare i dati in forma tabellare è estremamente comoda e ben si adatta al nostro modo di ragionare e di organizzare le informazioni in celle. L'uso di programmi come Excel è pertanto diffusissimo, ma spesso ad esso si coniugano esigenze d'invio o uso di detti documenti senza che questi perdano i dati o la formattazione a colonna tipica della impostazione di questi file.
Uno dei metodi migliori per prevenire la perdita o il miscuglio dei dati di un file Excel è quello di convertirlo in un file PDF. Per esempio, se proviamo a mandare un foglio di calcolo creato con Microsoft Excel 2003, potrebbe succedere che il file ricevuto dall'utente sia diverso da quello di partenza, con errori di formattazione e perdita e/o miscuglio di dati, ad es. perchè viene aperto ed usato con una versione differente come Excel 2013, o altro software LibreCalc, o qualsiasi altro programma dedicato ai fogli di calcolo (spreadsheet). Tuttavia, con il formato PDF, questo non è più un pensiero di cui dobbiamo preoccuparci, i file PDF sono considerati l'equivalente della carta stampata nel formato elettronico, e manterranno la stessa visualizzazione su qualsiasi PC o device mobile.
Sebbene inviare o visualizzare un file PDF evita la perdita o la scorretta formattazione dei dati di un foglio Excel, d'altro canto crea un altro tipo di problema, l'impossibilità di apportare modifiche al file stesso, il file PDF infatti è "chiuso" e non editabile, l'unica soluzione sarebbe poter convertire nuovamente il file da PDF ad Excel. Vi sono diversi software dedicati pdf in excel, sia gratis che a pagamento, alcuni assolvono bene al loro compito, altri meno, ma in particolar modo il problema nasce dalla complessita dei dati presentati nel foglio PDF, più questi sono tabellari e/o complessi tanto più difficile sarà ottenere una conversione corretta in Excel.
Un problema comune che si riscontra nella conversione da PDF ad Excel sono le tabelle, sebbene queste (come spesso capita) hanno all'interno dell stesso file layouts differenti (diversi numero di righi e colonne e/o anche diversa formattazione), esse vengono riportate dai software di conversione come un un unico layout tabellare, causando una formattazione non corretta delle stesse, e nel peggiore dei casi anche una perdita dei dati riportati nella conversione.
Questo problema viene solitamente aggirato consentendo all'utente di selezionare una parte o una tabella specifica, e convertirle in tabelle Excel una alla volta. Questo tipo di approccio però comporta un lavoro complicato e tedioso, nonchè lungo per la ricostruzione pezzo a pezzo da dover necessariamente eseguire a mano.
Il software però che desidero presentarvi, Able2Extract PDF converter, offre un altro metodo, un approccio diverso a questo tedioso problema della conversione tabellare da PDF ad Excel, con risultati davvero ottimi e veloci.
Convertire tabella PDF in Excel manipolando righe e colonne
C'è una caratteristica integrata nel software Able2Extract chiamata Custom Excel Conversion (Conversione Excel Personalizzata) e consente all'utente utilizzatore di personalizzare e specificare la tabella Excel ed il suo layout prima della conversione in Excel. Ecco come questa caratteristica lavora: per prima cosa l'utente apre il file PDF da convertire con Able2Extract, e sceglie come metodo di conversione quello Custom (Personalizzato) anzichè quello automatizzato, così facendo l'utente è libero di selezionare quale parte del file PDF vuole convertire, ed infine preme sul bottone "Excel - Custom Conversion format".
A questo punto appare un nuovo pannello con le opzioni per "sistemare" le righe e le colonne della tabella che dovrà essere convertita. L'utente può manualmente aggiustare il layout della tabella aggiungendo, cancellando o spostando le righe e le colonne da creare alla conversione, può addirittura agire sull'eventuale header e footer della tabella.
L'utente può aggiungere una nuova colonna cliccando sul bottone "Add Columns", e cancellare cliccando invece su "Erase". L'utente può anche regolare (settare) lo spazio bianco da lasciare come separatore tra una colonna e l'altra.
La grande comodità di questo metodo di conversione delle tabelle PDF nelle corrispettive tabelle Excel, è che l'utente ha la possibilità di specificare per bene il tipo di colonna e la sua formattazione in anticipo, senza dover intervenire successivamente tramite Excel stesso su una formattazione spesso non corretta e molto difficile da sistemare a conversione avvenuta.
Able2Extract ti consente lo stesso identico approccio anche per aggiustare le righe: aggiungendole, eliminandole o formattandole a tuo piacimento; basta cliccare sul bottone "Show Rows" (mostra righe) e "Manual Row Editing" (modifica righe manualmente) per essere in grado di manipolare le righe PDF da convertire in righe Excel a proprio piacimento e necessità.
In particolar modo sono favorevolmente colpito dalla capacità e dall'approccio visuale di Able2Extract's di convertire tabelle PDF nel formato Excel, permettendo all'utilizzatore manipolare la conversione stessa e vedere in anticipo come sarà il risultato del file convertito. Un primo approccio a questo software potrebbe indurre gli utenti meno esperti ad un po di confusione, ma invece il suo uso è semplicissimo e basta davvero pochissimo per acquisire dimestichezza e padronanza delle poche ma potenti funzionalità di conversione.
Conclusioni
Questa caratteristica di manipolazione e conversione delle tabelle PDF in Excel del software Able2Extract la vedo particolarmente indicata per ragionieri, analisti, statisti ed esperti finanziari; i quali trattano spesso report e dati in forma tabellare da convertire dal formato PDF al formato Excel. Con Able2Extract questa operazione viene fatta in modo preciso e veloce.
Able2Extract PDF converter è un software veramente all'altezza, inoltre è in grado di convertire non solo da PDF in Excel, ma anche da PDF in Word o da PDF in PowerPoint e viceversa; sia in maniera automatizzata che manuale, e vi sono le versioni per sistemi operativi: Windows, Mac e Linux.
Per chi volesse saperne di più sulle varie versioni ed evenutali costi, può consultare il sito della software house produttrice, l'azienda canadese Investintech.